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Handbuch Administrationsmenü - email

Dies ist das Kapitel für email aus dem Handbuch Administrationsmenü. Wie das Administrationsmenü aufgerufen wird, erfahrt ihr dort.

Allgemeines

Unter dem Menüpunkt „E-Mail“ wird eine Übersicht aller eingerichteten E-Mail-Adressen mit deren aktivierten Funktionen, der Größe des Postfachs, Weiterleitungszielen etc. angezeigt.

Die Icons in den Spalten der Optionen und Filter bieten weitere Detailinformationen. Mit dem Mauszeiger auf die Grafiken zeigen, um die zusätzlichen Informationen abzurufen.

Beim Löschen einer E-Mail-Adresse werden auch alle darunter definierten Weiterleitungen, Autoresponder und Mailinglisten entfernt. Eventuell noch im Postfach vorhandene E-Mails werden ebenfalls vollständig gelöscht und sollten zuvor abgerufen bzw. gesichert werden.

Neue email-Adresse eintragen

Zur Neuanlage einer email-Adresse unten auf der Seite auf "Neue email-Adresse" klicken (ist auf dem Bild schon nicht mehr zu sehen).

Bestehende email-Adresse verwalten

Zum Verwalten eines Eintrags (einer email-Adresse) ganz rechts auf das Symbol mit dem Ordner und dem Pfeil klicken.

Eingebaute Anleitung

Nach Klicken rechts oben auf "Hilfe" wird ein Menü eingeblendet, in dem Informationen zu den verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten aufgerufen werden können.

Ein E-Mail-Postfach anlegen und bearbeiten

Wenn wie oben beschrieben ein neues E-Mail-Postfach angelegt wird, öffnet sich ein Fenster, in dem die E-Mail-Adresse eingetragen werden kann. Falls subdomains vorhanden sind, kann eine davon über den Reiter "Domain ändern" ausgewählt werden. Über die Schaltfläche „Weiter“ geht's zu den Einstelloptionen für die E-Mail-Adresse.

Beim Öffnen eines vorhandenen Postfachs werden direkt die Einstelloptionen für die email-Adresse angezeigt.

Um ein Postfach anzulegen, muss das Häkchen vor "E-Mail-Postfach" gesetzt, dass Passwort und die Mailbox-Größe (mindestens 5 MB) angegeben werden. Ohne Postfach kann die email-Adresse nur als Weiterleitung verwendet werden.

Die weiteren Einstellungen über die Reiter "Mailfilter", "Autoresponder", "Mailingliste", "Serverinfo" sowie das Einrichten von Alias und Weiterleitungen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Zum Abschluss sinnigerweise auf "Speichern" klicken.

Emails online lesen und verwalten

Über https://www.premium-webmail.de oder https://webmail.df.eu werden Internetseiten (sog. webmailer) aufgerufen, über die man sich im Postfach anmelden kann. Nebenbei kann hier auch das Passwort geändert werden. Es empfiehlt sich, das Passwort regelmäßig, zB alle paar Monate zu ändern. Im Intranet > Materialien > Internet sind Tipps für ein sicheres Passwort.

Zum webmailer selber (Version "Horde") hier nur zwei kurze Hinweise: Hinter dem Zahnrad verbergen sich eine Reihe von Einstellungen, und das Quadrat mit dem Pfeil nach rechts dient zum Ausloggen.

Emails mit einem email-Client (z.B. Outlook oder Thunderbird) lesen, verwalten, senden

Legt im client ein neues email-Konto mit der email-Adresse an, die ihr verwalten wollt (und die bei eurer Domain eingetragen ist oder noch eingetragen wird).

Wenn ihr also ein Postfach info@amnesty-orscholz.de eingerichtet habt und die emails darin auf euer PC/Notebook/Tablett/Schmarrphon/... holen wollt, dann richtet dort ein Konto für info@amnesty-orscholz.de ein.

Dazu müssen eine Reihe von Angaben gemacht werden, damit sich der Client mit dem Postfach verbinden kann. Die notwendigen Informationen dazu befinden sich zum einen in der Hilfe (letzter Punkt "Serveradressen E-Mail-Versand und -Abruf", siehe Bild oben), zum anderen können sie auch direkt angezeigt werden, nachdem die email-Adresse zum Bearbeiten geöffnet wurde.

Nach Klick auf den Reiter "Serverinfo" werden die Daten angezeigt:

Die meisten Einstellungen wird der Client automatisch ermitteln, wenn ihr eine Verbindung zum Internet habt.

Passwort vom E-Mail-Postfach vergessen

Ansprechperson ist dann die Webmaster_in. Wenn sie es nicht zufälligerweise notiert hat, kann sie es nicht einsehen. Das ist aus Datenschutz-Gründen so gemacht. Sie vergibt dann ein neues Passwort. Dieses bitte nur persönlich am nächsten Gruppen-Abend überreichen oder per Telefon. Per (unverschlüsselter) Mail ist zu öffentlich.

Weiterleitung einrichten

Eine Weiterleitung kann für ein Postfach eingerichtet werden, oder eine email-Adresse wird nur als Weiterleitung angelegt, ohne die emails auf dem Server zu speichern.

Im ersten Fall die email-Adresse zur Bearbeitung öffnen wie oben gezeigt. Dann direkt bei der Adresse oder in der Zeile "Vorhandene Weiterleitungen" auf den Ordner mit dem Pfeil klicken und "Weiterleitung hinzufügen" auswählen. Die email-Adresse eingeben, an welche die emails weitergeleitet werden sollen.

Im zweiten Fall wird eine email-Adresse eingerichtet, ohne das Häkchen vor "E-Mail-Postfach" zu setzen. Anschließend wie gerade beschrieben die Weiterleitungs-Adresse erfassen. Weiterleitungen ohne Postfach sind mit ein paar Einschränkungen versehen, z.B. können keine "Individuellen Mailfilter" erfasst werden.

Achtung: Wenn das Häkchen vor "E-Mail-Postfach" entfernt wird, wird das Postfach mit sämtlichen darin enthaltenen emails gelöscht.

Alias einrichten

Ein Alias ist eine weitere email-Adresse, die auf dasselbe Postfach zeigt. Sie wird genauso verwaltet wie eine Weiterleitung.

Ein email-Client wird i.d.R. aber nicht mit einer Alias-Adresse zurechtkommen, der braucht die Hauptadresse des Postfachs. Auch im webmail geht die Anmeldung mit der Hauptadresse. Der Alias kann zur Hauptadresse gemacht werden (die Hauptadresse wird damit zum Alias).

Abwesenheitsmeldung

kann über den Reiter "Autoresponder" eingerichtet werden. Die Funktion "Autoresponder" steht im Verdacht, SPAM anzuziehen, denn sie bestätigt, dass eine Adresse existiert. Alternativ für die Zeit der Abwesenheit, eine Weiterleitung an Gruppen-Kollegen eintragen oder ihr den Zugang zum Postfach mitteilen. Passwort am besten persönlich überreichen, mit verschlüsselter Mail oder am Telefon. Per (unverschlüsselter) Mail Passwörter zu verschicken ist zu öffentlich.

Direktaufruf webmail

Mit dem Direktaufruf ist ein automatischer Login im Postfach verbunden. Deswegen ist der Direktaufruf abgeschaltet (sonst könnte der Domain-Administrator sämtliche auf der Domain angelegten Postfächer lesen).

Mailfilter und E-Mail-Regeln

MailfilterEASY

MailfilterEASY sind vorkonfigurierte Mailfilter, die optimale Sicherheit vor Spam- und Viren-Mails gewährleisten, ohne dabei erwünschte Nachrichten zu beeinträchtigen. Die zugrunde liegenden Filterfunktionen aktualisieren sich automatisch, um einen gleich bleibend hohen Spamschutz zur Verfügung zu stellen.

MailfilterEASY werden in den Einstellungen des jeweiligen Postfachs konfiguriert, können jedoch nicht in der E-Mail-Regel-Verwaltung bearbeitet werden.

Es existiert eine Option zur Abweisung von Viren-E-Mails und verschiedene Optionen zur Behandlung erkannter Spammails. Spammails können dabei zugestellt, im Betreff markiert, gelöscht oder auch abgewiesen werden. Wird eine E-Mail abgewiesen, erhält der Versender eine Benachrichtigung, dass seine gesendete E-Mail als Spam erkannt wurde.

MailfilterEASY können entweder allein oder auch zusammen mit individuellen Mailfiltern verwendet werden. In letzterem Fall greifen zunächst die Einstellungen der MailfilterEASY, bevor andere Filter abgearbeitet werden.

Mailinglisten

Mailingliste können über die email-Adresse (4. Reiter) eingerichtet werden, oder die FK-Internet erledigt das für euch. In beiden Fällen wird die mailingliste mit dem Programm mailman betrieben. Im ersten Fall seit ihr selber dafür verantwortlich, im zweiten Fall nimmt euch die FK Internet etwas Arbeit ab. Die Liste hat dann aber eine andere Domain (amnesty-emails.de) als eure Internetseite.

Um die Liste von der FK Internet einrichten zu lassen, beantragt das im Intranet https://intranet.amnesty.de unter Materialien > Internet > Mailinglisten.

Wenn ihr die mailingliste selber über den 4. Reiter verwalten wollt, sollte das möglich sein, die FK Internet hat derzeit aber wenig Kapazität, bei Problemen zu unterstützen. Im Abschnitt "mailman" unten sind Links zu weiteren Informationen

Allgemeines

Die Mailingliste kann als Newsletter oder als Diskussionsliste betrieben werden.

Beim Newsletter wird eine Nachricht an alle Teilnehmer auf der Liste verschickt, eine Antwort auf diese Nachricht geht aber nicht an alle Teilnehmer. Das Senden eines Newsletters ist nur berechtigten Personen möglich (zumindest ist das die Voreinstellung), die Empfänger sehen nicht, wer alles auf der Liste ist.

Bei der Diskussionsliste können alle Teilnehmer an die Liste senden und alle anderen Teilnehmer erreichen.

Typischerweise sind die Newsletter-Verteiler größer (mehr Adressen) als die Diskussionlisten.

Zur Einrichtung über die email-Adresse der Domain das Häkchen vor "Mailman-Mailingliste" setzen und die übrigen Angaben ergänzen. Achtung: Wird die Liste deaktivert (Häkchen entfernt), dann wird sie gelöscht, einschließlich der email-Adressen der Abonnenten.

Der email-Leitfaden im Intranet enthält ebenfalls einige Hinweise zu Mailinglisten.

mailman

Hier ist eine ungeprüft übernommene deutsche Dokumentation.

Weitere Informationen zu mailman gibt es (auf Englisch) unter

http://wiki.list.org/DOC/Home
http://staff.imsa.edu/~ckolar/mailman/mailman-administration-v2.html
http://staff.imsa.edu/~ckolar/mailman/mailman-userguide-0.1.pdf

Emails verschlüsseln

ist unter Zertifikate beschrieben.

Seite zuletzt geändert am 06.02.2016 09:12 Uhr UTC